Urząd2020

urzad

Urząd2020 to system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który powstał specjalnie z myślą o jednostkach samorządu terytorialnego: urzędach gmin, związkach międzyregionalnych, organach powiatu i organach samorządu województwa. Urzędy jest zgodny z obowiązującą instrukcją kancelaryjną oraz innymi, obowiązującymi przepisami.

Urząd2020 funkcjonuje pod przeglądarką internetową, w sposób odwzorowujący ścieżki obiegu dokumentu w urzędzie, dzięki czemu umożliwia zastąpienie systemu tradycyjnego (w formie papierowej) systemem elektronicznym.

Urząd2020 jest dostępny także na urządzeniach mobilnych. Dzięki szyfrowanemu połączeniu i protokołowi https dane są dobrze zabezpieczone przed dostaniem się w niepowołane ręce.

System Urząd2020 zapewnia:

  • monitorowanie efektywności pracy urzędu dowiedz się więcej o monitorowaniu efektywności pracy
  • wsparcie procesu planowania, monitorowania oraz realizacji budżetu dowiedz się więcej o Monitorowaniu Wykonania Budżetu
  • płynne zarządzanie nieobecnościami pracowników urzędu wynikającymi z urlopów, zwolnień chorobowych, delegacji
  • wsparcie procesu oceny pracowników
  • tworzenie, dystrybuowanie i zarządzanie całością dokumentacji jakościowej
  • wysyłanie automatycznych wiadomości sms informujących o przebiegu danej sprawy
  • generowanie etykiet z kodem kreskowym, ułatwiającym znalezienie dokumentu

ikony_poziom

Łatwy w obsłudze, intuicyjny interface systemu Urząd2020 pozwala na:

  • rejestrowanie przesyłek ze skrzynki podawczej E-PUAP, poczty e-mail lub wpływającej do urzędy w postaci tradycyjnej
  • błyskawiczny wydruk potwierdzenia przyjęcia dokumentu
  • dostęp do zarejestrowanych dokumentów za pośrednictwem przejrzystego systemu nawigatorów i widoków
  • dekretację dokumentów oraz spraw na innych pracowników urzędu, a także na akceptację jedno i wielostopniową
  • klasyfikację i kwalifikację dokumentów oraz spraw zgodnie z aktualnym rzeczowym wykazem akt RWA
  • prowadzenie rejestrów przesyłek wpływających oraz wychodzących
  • znaczne skrócenie dostępu do poszukiwanych informacji i dokumentów
  • tworzenie i wydruk raportów oraz wprowadzenie własnych szablonów dla nowych typów przesyłek
  • automatyczne przekazywanie statusu załatwianych spraw do biuletynu informacji publicznej Urzędu.

rejestracja_dokumentowDzięki Urząd2020 każde pismo, które trafia do urzędu jest skanowane, odpowiednio rejestrowane i wprowadzone w elektroniczny obieg. Następnie jest rozpatrywane przez poszczególne wydziały urzędu bez potrzeby drukowania. Oszczędza to czas i pieniądze, bo nie trzeba już gromadzić kopii dokumentacji spraw w wielu podręcznych segregatorach, a czas od złożenia pisma do jego rozpatrzenia oraz udzielenia odpowiedzi znacznie się skraca.

zarzadzanie_dokumentamiSystem Urząd2020 pozwala na wielokrotną dekretację dokumentów oraz spraw.

Do każdego dokumentu utworzonego w Urzędu automatycznie tworzona jest historia. W historii rejestrowane są wszystkie działania na dokumencie dokonane przez użytkowników systemu. Każdy wpis do historii zawiera informację kto, kiedy i co zrobił w danym dokumencie oraz ewentualny komentarz użytkownika.

Istnieje także możliwość poinformowania o dokumencie osobę lub grupę osób, w efekcie osoby powiadamiane zostaną dopisane do czytelników dokumentu, w a ich skrzynkach pocztowych znajdzie się powiadomienie z linkiem do dokumentu.

Na etapie wdrażania systemu zawartość słownika RWA jest weryfikowana i dostosowywana szczegółowo do potrzeb urzędu. Administrator ma możliwość aktualizacji słownika podczas eksploatacji systemu.

System jest zgodny z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi znakowania nowo powstałych spraw, pozwala także na wydzielanie spraw i tworzenie oddzielnych spisów. Ustalanie końcowych kwalifikacji archiwalnych odbywa się automatycznie.

korespondencja-urzedowaUrząd2020 można w prosty sposób tworzyć korespondencję wychodzącą w powiązaniu z daną sprawą – pracownik merytoryczny tworzy w Urząd2020 nową formatkę, która zawiera treść pisma wychodzącego oraz najistotniejsze informacje o tym dokumencie. Jest możliwość skorzystania z szablonów korespondencji.

Przed przekazaniem dokumentu do wysyłki w Urząd2020 jest możliwe wydrukowanie kopert oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru (system jest w stanie automatycznie wykonać taką czynność dla zaznaczonych przez użytkownika dokumentów). Automatycznie generowana jest także książka pocztowa.