MEP-Urząd2020 – czyli monitorowanie efektywności pracy

dokum

Aplikacja MEP-Urząd2020 powstała specjalnie z myślą o potrzebach Jednostek Samorządu Terytorialnego. Pobierając dane z dowolnego systemu EOD, pozwala prosto i szybko monitorować pracę Urzędu za pomocą specjalnie dobranych wskaźników.

MEP-Urząd2020 pozwala monitorować:

ilosc_wpywajacych_dokRozwiązanie przedstawia aktualny stan wpływu dokumentów oraz pozwala ocenić sytuację w perspektywie historycznej. Dzięki temu możemy zaobserwować tendencję wzrostową lub spadkową i wyciągnąć wnioski na temat ewentualnej okresowości wzmożonego, bądź niższego niż zwykle napływu dokumentów (a także analizować, w których miesiącach każdego roku dokumentów wpływa najwięcej lub najmniej). Analizy takie można wykonywać dla catego urzędu, ale także dla określonych Wydziałów, jednego Wydziału, bądź danego pracownika.

Zauważone odchylenie może być podstawą do dalszej analizy, np. obciążenia Urzędu sprawami wynikającymi z napływających dokumentów w perspektywie pracowników wybranego Wydziału lub w podziale na typy spraw.

ilosc_zakladanychMEP-Urząd2020 pozwala na monitorowanie ilość spraw i porównywanie ilości zakładanych spraw, do ilości wpływających dokumentów. Pozwala to wnioskować, ile razy Klient kontaktuje się z Urzędem, dostarczając korespondencję w tej samej sprawie. Wskaźnik ten może być bardzo pomocny w procesie optymalizacji procedur i zmniejszenia do niezbędnego minimum ilości kontaktów Klienta z Urzędem w ramach jednej sprawy.

Dodatkowo MEP-Urząd2020 pokazuje rozkład liczby zakładanych spraw w podziale na typy spraw (podział w oparciu o klasyfikację JRWA). Powala to zbadać zapotrzebowanie lokalnej społeczności na konkretne usługi urzędowe oraz zoptymalizować pracę Urzędu pod kątem tych potrzeb.

Analiza może być uzupełniona przez dodatkowy podział spraw ze względu na rodzaj klienta: przedsiębiorców, obywateli, jednostki budżetowe, firmy.

czasPokazywany przez MEP-Urząd2020 średni czas załatwiania sprawy oraz parametry dodatkowe (najdłuższy i najkrótszy czas, mediana), pozwalają kompleksowo ocenić szybkość załatwiania spraw przez dany Urząd.

Wykresy pokazujące rozkład czasów załatwiania spraw, odwołują się do oczekiwanego rezultatu (konkretnej ilości dni). MEP-Urząd2020 pozwala wykrywać i analizować przypadki, które powodują niekorzystne odchylenia od tej wartości, ale pokazuje także wyniki korzystniejsze od oczekiwanego. Taka informacja umożliwia przegrupowanie pracowników Urzędu w taki sposób, aby wszystkie sprawy były załatwiane w optymalnym czasie.

terminowoscAplikacja powala uzyskiwać bieżącą informację o tym, ile spraw jest w toku. Pokazuje też rozkład spraw na poszczególne Wydziały i na pracowników (ile spraw w danym momencie jest na nich zadekretowanych i jakiego rodzaju są to sprawy). Pozwala to skutecznie monitorować obciążenie i dbać o zrównoważony rozkład spraw na poszczególnych urzędników.

obciazenieMEP-Urząd2020 dostarcza też informację o średnim czasie załatwiania sprawy w stosunku do bieżącego obciążenia pracownika.

zagrozeoneMEP-Urząd2020 posiada panel ostrzegający o sprawach, których termin załatwienia jest bliski (np. 1 dzień, 3-5 dni do terminu).

Poprzez stopniowe zawężanie zakresu prezentowanych wyników, można dotrzeć do interesującego podzbioru, np. spraw z zagrożonym terminem w danej komórce organizacyjnej w podziale na pracowników. Pozwala to skutecznie i precyzyjnie zareagować na niepożądana sytuację i np. przedekretować sprawy na innego pracownika.

rodzajPodział wpływających spraw ze względu na to, kto kieruje korespondencję do Urzędu może wspomóc informacyjnie proces optymalizacji pracy Jednostki Samorządu Terytorialnego. Zauważona, dynamicznie rosnąca ilość spraw dotyczących danej grupy klientów (np. przedsiębiorców) w danym typie sprawy (np. wydawanie pozwoleń na budowę) może skłonić Kierownictwo Urzędu do przyjrzenia się pracy w Wydziałach zaangażowanych w daną procedurę.

pracownikow MEP-Urząd2020 pokazuje sprawność załatwiania spraw przez danego pracownika, na tle wszystkich pracowników Urzędu. Pozwala też skonfrontować grupę pracowników, Wydział czy kilka Wydziałów z wynikami całego Urzędu.

Możliwe jest też tworzenie rankingów pracowników w wybranym, adekwatnym zakresie (analogiczne stanowisko, rodzaj lub stopień trudności obsługiwanych spraw, przynależność do komórki organizacyjnej).